Наш опыт и практика работы показывают, что самые частые ошибки при проектировании систем управленческого учета обусловлены отсутствием подхода к назначению системы, просчетами в методологии ведения учета и личностных факторов сотрудников.
Все эти ошибки можно условно поделить на несколько групп:
1. Отсутствует цель управленческого учета
Самое первое, с чего стоит начать, это сформулировать цель, для чего система ведения учета создается, и основные направления учета. Для разных направлений бизнеса и стадий его развития цели могут меняться: управление складскими запасами, сокращение затрат, контроль дебиторской задолженности (как ее сократить, мы рассматривали в этой статье).
2. Неправильная глубина ведения аналитики по статьям затрат.
На этапе проектирования системы учета нужно учесть интересы всех пользователей. Самый простой способ - интервьюирование менеджеров и сбор данных. Это нужно для того, чтобы не допустить игнорирования каких-то базовых потребностей в данных сотрудниками компании, а также разграничить структуру ответственности при работе с программой.
3. Отсутствие описанных бизнес-процессов и правил документооборота.
В масштабных системах учета, которые функционируют в условиях бизнес-процессов с уже сформировавшимися вертикальными и горизонтальными связями, велика вероятность того, что при нечеткой регламентации действий пользователей, 80% рабочего времени будет расходоваться непроизводительно. Каждый пользователь должен знать, какие документы он создает, откуда он должен брать информацию и кому ее передавать. Все должно быть строго регламентировано, иначе есть вероятность того, что одну и ту же работу будут выполнять несколько человек.
4. Система учета не нацелена на потребности конкретных управленцев.
Глубина отчетности должна быть согласована с потребностями в информации каждого руководителя. Она не должна содержать лишнюю информацию, чтобы не нагружать пользователя, как и быть довольно информативной. Конечно же, чем выше стоит руководитель, тем больше ему необходимо информации для работы и наоборот. Это надо обязательно учесть.
5. Не регламентирован порядок предоставления отчетов.
Если не регламентировать и не прописать порядок предоставления отчетов, это может вызвать снижение качества управленческой информации и пользовательской дисциплины. Каждый пользователь системы должен четко понимать, какую информацию и когда ему необходимо предоставить, чтобы снизить риск недостоверности отчетов.
6. Недостаток заинтересованности со стороны линейных руководителей в управленческой информации.
Зачастую так происходит, когда система внедряется централизовано "сверху". Если исключить руководителей от постановки задач в процессе проектирования системы, они не будут понимать целей такого учета и могут саботировать внедрение "чужеродной" системы. Руководители могут игнорировать обязанности своих подопечных предоставлять отчет кому-то сверху, ставить свои задачи в приоритет перед задачами учета.
Следовательно, каждый месяц накапливается огромное количество запоздавшей управленческой информации, а руководители продолжают принимать решения наобум. Вследствие всего этого, система управленческого учета может стать только обузой для предприятия. Стоимость ее внедрения и обслуживания непомерно растет, а информация теряет свою ценность, т.к. она должна быть доступна в нужное время и в нужное место.
С программным обеспечением "УДК: Управление Дистрибуторской Компанией"
руководитель получает полную информацию в один клик.
Главные преимущества УДК:
1. Программа специально для дистрибуторов
2. Настраивается под специфику именно Вашей компании
3. Легко работает с большими массивами данных
4. Идеальный контроль сложных процессов Вы больше не будете зависеть от своих сотрудников.
Теперь любую информацию о компании за любой период Вы сможете получить самостоятельно всего за пару кликов мышки:
* остатки денежных средств на счетах и в кассах предприятия,
* дебиторская задолженность: общая, просроченная и по срокам долга,
* доходы и расходы,
* количество незакрытых заказов,
* автоматический расчет оптимального маршрута движения торгового представителя + отчет об отклонениях от запланированного маршрута;
* сумма продаж компании, количество наименований товаров, остаток на складе;
* многое другое.
все Статьи о дистрибуции и дистрибуторах...