Вопросами продуктивности ИТ-отдела задаются многие собственники и руководители. Существует множество точек зрения. Одни боготворят своих системных администраторов, считая, что на них держится весь бизнес. Другие же склонны полагать, что это скорее «черная дыра», куда уходят огромные суммы.

Почему же возникают вопросы эффективности ИТ? Все просто: практически никто не в состоянии оценить, чем же в действительности занимаются ИТ-сотрудники. Они всегда «критично заняты», но со стороны выглядит так, будто сидят в социальных сетях или просматривают популярный ресурс со смешными картинками. Так как же понять, насколько продуктивен ваш ИТ-отдел? Рецепт прост: наймите ИТ-компанию.

Они докажут обоснованность трат

По идее каждое новое вложение должно быть проанализировано. И только после четкого осознания, что данная сумма положительно скажется на общей динамике компании, руководству стоит принимать предложение. Однако вследствие того, что немногие могут по-настоящему оценить эти риски, ИТ-специалистам верят на слово. Вы наверняка слышали о необходимости покупки нового сервера за «копейки» по сравнению с тем, что он может («это новая система, соответствующая стандартам, что важно, потому что… для того что…»). Правда, «копейки» по итогам года оказывались шестизначными цифрами в расходах, никак не отражаясь на прибыли. А тем временем грамотный аудит помогает снизить затраты более чем на 30%. Согласно исследованиям, проведенным недавно американским ITR-agency, большинство компаний отмечают, что именно ежегодный аудит позволил им значительно уменьшить бюджет на ИТ-расходы.

Они мотивируют ваших сотрудников на работу

Как правило, штатные специалисты получают зарплату, а значит, могут решать поставленные задачи отнюдь не сразу (в силу занятости другими вопросами, например) или просто растягивать простейшие действия на недели. В это время компания может потерять немало прибыли. Но не стоит сразу спешить распускать ваш ИТ-отдел, отдавая предпочтение сторонней компании-подрядчику (иногда это бывает болезненной процедурой). Попробуйте всего лишь заключить с аутсорсинговыми специалистами контракт на выполнение части обязанностей или объявите штатной службе, что вы заказали ИТ-аудит просто с целью убедиться, что все в порядке. Вы же имеете право удостовериться, что не зря так высоко их цените. Наши аналитики подтверждают: производительность штатных сотрудников в первом случае вырастает на 58%, а второй вариант работает как сильный, хоть и временный «пинок» (показатели близятся к 87%, но потом требуется повторение).

Вы четко будете знать, чего от них ожидать

Нельзя не признать, что опыт и кругозор внутренних специалистов часто ограничиваются лишь спецификой компаний, где они работали ранее (либо где работают сейчас). Да, они незаменимы, но «поднять» большое, красивое серверное решение просто не в состоянии. Что делать? Наймите сторонних ИТ-специалистов. Результаты опроса представителей малого, среднего и крупного бизнеса среди успешных предпринимателей показали, что около 61% компаний предпочтут иметь в штате собственного сотрудника для решения текущих проблем, однако будут привлекать подрядчиков для аудита, а также для реализации технически сложных проектов. Таким образом, экономия на офисной инфраструктуре может повыситься больше чем на четверть. При этом каждая сторона будет понимать, чего от нее ожидают, что поможет избежать взаимного недовольства.

Доказанное повышение эффективности

Так, например, в 2014 году американское исследовательское агентство при Массачусетском технологическом институте изучало вопросы продуктивности IT-специалистов и проблем кадровой политики. Эксперимент проводился по распространенной в торговле модели «тайный покупатель», когда объект изучения не знает о процессе. Принцип прост: 20 компаний малого и среднего бизнеса, не работающие в сфере информационных технологий, предоставили доступ к своей ИТ-инфраструктуре. При этом в половину из них (10 предприятий) был открыто внедрен аутсоринговый специалист, а в другую предложена дополнительная штатная единица. За ходом их работы в течение месяца наблюдала исследовательская комиссия.

Результаты ошеломили исследователей и полностью подтвердили гипотезу о том, что конкурентная среда дает серьезный прирост эффективности. При наличии в коллективе всего одного аутсорсера штатная служба начинала работать больше и качественнее. А именно: сотрудники, работавшие в присутствии привлеченного специалиста, более внимательно относились к своим задачам, не пропуская ни одного запроса. Все выполнялось четко, в срок, без лишних затрат, даже если для этого от человека требовалось задерживаться на работе. В целом производительность отдела повысилась в 1,7 раза, к тому же 8 из 10 руководителей отметили, что за это время было закрыто множество задач, которые длительный период откладывались в долгий ящик. При этом в остальных компаниях, даже после нескольких недель выхода в отдел дополнительного штатного специалиста, все оставалось по-прежнему, без каких-либо изменений, до самого конца эксперимента. Внутри такого коллектива ИТ-специалисты, не гнушаясь новенького коллеги, стремились втянуть и его в привычное для них русло, часто оставляли дела «на завтра», уходили ровно в 18.00 и зачастую просто игнорировали многие входящие задачи, пуская все на самотек.

Результаты оценки внешних независимых экспертов подтвердились и опросом топ-менеджеров, а также рядовых сотрудников других отделов. Их отзывы доказали, что конкурентная среда действительно дает ощутимый прирост эффективности и бизнес ощущает это вполне наглядно.

За счет чего же среда становится конкурентной – ведь в обоих случаях добавляется всего один ИТ-специалист?

Конкуренция появляется тогда, когда в одном коллективе находятся разнородные элементы. Ведь ИТ-специалист – аутсорсер, подчинен условиям договора, а также своему старшему инженеру или менеджеру, который головой отвечает за клиента. В этом смысле у них со штатным администратором разная мотивация и вертикаль власти. Даже если для компании это стоит одинаково – оклад штатному специалисту или та же сумма в месяц по контракту компании-аутсорсеру (к примеру, за поддержку серверов и сетевого оборудования). Принципиальное отличие моделей в том, что аутсорсер может не потакать и не соглашаться с начальником в том случае, когда решение неоптимально или технически абсурдно, без страха быть уволенным. Им руководят исключительно профессионализм и ответственность перед бизнесом по договору, он имеет возможность через свое руководство обратиться напрямую к представителю заказчика, вплоть до собственника. И тогда вопрос, если он действительно серьезный, выносится на широкое обсуждение, предается огласке. Один только этот фактор зачастую является отрезвляющим для штатного отдела, чтобы подтянуть свою работу до высоких стандартов качества, сделать ее прозрачной, открытой и соучастной бизнесу. Именно этому может научить присутствие аутсорсеров. Ведь они сами когда-то были успешным ИТ-отделом, но, только встав на тропинку самостоятельного бизнеса, прошли школу и научились ценить время клиента, его ресурсы и деньги, которые, прежде чем списать в ИТ-затраты, нужно сперва заработать.

Несмотря на специфику работы штатных ИТ-служб, мы не агитируем компании в тот же миг броситься выбирать ИТ-подрядчика. Необходимость привлечения аутсорсинга зависит от множества факторов, таких как размер предприятия, сфера деятельности, количество сотрудников и т. д. Но что можно сказать наверняка, так это что время от времени всем требуется толчок для дальнейшего развития и движения вперед. И именно аутсорсинг может помочь вашей компании сегодня стать продуктивнее, технологичнее, эффективнее. Доказано.

Автор: Вадим Куракин

Генеральный директор "ПрофИнфоСервис"